Warum jedes KMU die Buchhaltung digitalisieren sollte
Warum jedes KMU die Buchhaltung digitalisieren sollte
Digitalisierung und Anpassungen an den technischen Wandel betreffen jedes Unternehmen. Dies bringt zwar in der Regel einige Veränderungen und Neuerungen mit sich, doch gleichzeitig ergeben sich für KMUs auch viele Vorteile, die unter anderem für die Konkurrenzfähigkeit essentiell sind, aber ebenso zu Vereinfachungen und Optimierungen von Prozesse führen können. So wird heutzutage auch zur Digitalisierung der Buchhaltung geraten, da sich hier genauso positive Vorzüge ergeben. Neben der Förderung von Nachhaltigkeit in einem KMU gibt es aber noch viele weitere Vorteile. Welche das sind und worauf man beim Digitalisieren der Buchhaltung achten muss, kann man im Folgenden erfahren.
Wie geht man bei der Digitalisierung der Buchhaltung vor?
Unter Digitalisierung der Buchhaltung versteht man, dass sämtliche Dokumente nur noch im PDF- oder in einem anderen digitalen Format gesichert werden und ein Unternehmen sozusagen papierlos arbeitet. Dafür braucht ein KMU allerdings die nötige technische Ausstattung, wie beispielsweise:
- Computer oder Laptops
- Scanner
- Externe Festplatten
- Passende Hardware und Software
Danach müssen alle Arbeitsabläufe sowie auch die papierlose Buchhaltung an sich digitalisiert und ein entsprechender Prozessplan erstellt werden. Diese Umstellung kann entweder stufenweise oder gleich zur Gänze vorgenommen werden, wobei es dafür in der Regel Workshops und Weiterbildungen der Geschäftsführung als auch der Angestellten benötigt. Ebenso bedarf es einer Nachbetreuungsphase, in der Beobachtungen, Anpassungen und Berichtigungen vorgenommen werden. Außerdem können bei diesem Wandel zusätzliche digitale Tools helfen, wie unter anderem Ausgabenmanagementlösungen, wodurch man Unternehmensausgaben besser im Überblick behält.
Wieso sich nun KMUs den ganzen Aufwand und die Umstellung antun sollen, zeigen die folgenden 4 Vorteile einer Digitalisierung der Buchhaltung:
#1 Schont die Umwelt und fördert die Nachhaltigkeit
Einer der offensichtlichsten Vorteile, der sich durch die Digitalisierung der Buchhaltung ergibt, ist, dass man den Papierverbrauch beträchtlich reduzieren kann. Wenn man alleine bereits an den täglichen Bedarf eines Unternehmens denkt, kommt auf einen längeren Zeitraum betrachtet eine außerordentliche Summe an Material zusammen. Doch dank des Wechsels von Papier zu einem digitalen Format kann man sich dieses und die damit verbundenen Kosten sparen, schont zudem die Umwelt und kann ein KMU weitaus nachhaltiger gestalten.
#2 Ersparnis von Aufbewahrungs- und Personalkosten
Was bei der Führung der Buchhaltung äußerst wichtig ist, ist das ordentliche Ablegen und Aufbewahren von jeglichen Dokumenten und Papieren. Allerdings benötigt dies nicht nur viel Arbeit und Zeit, sondern auch Stauraum, was vor allem in KMUs häufig zu Platzmangel führen kann. Um diesem Problem entgegenzuwirken, kann ebenso wieder die Digitalisierung der Buchhaltung helfen, da zur Aufbewahrung nur noch technische Speicherorte oder externe Festplatten gebraucht werden. Zudem kann man sich dadurch und durch die Zeit- und Arbeitsreduzierungen, Aufbewahrungs- als auch Personalkosten einsparen.
#3 Spart Arbeitszeit bei Jahresabschlüssen
Da nun alle Belege digital aufbewahrt werden, können diese nicht nur viel schneller und leichter gefunden werden, sondern zudem lassen sich dadurch auch Prozesse automatisieren. Somit gestalten sich in Folge sowohl Quartals-, Halbjahres- als auch Jahresabschlüsse um einiges unproblematischer, weil es keine aufwendige Vorbereitung mehr braucht und sämtliche Daten immer auf dem aktuellsten Stand sind. Des Weiteren vereinfacht es die Zusammenarbeit mit Dritten, wie Steuerberatern und Co., zumal alle Dokumente und Belege im entsprechenden Format versendet und damit direkt weitergearbeitet werden kann.
#4 Datensicherheit und besserer Schutz vor Steuerhinterziehung
Ein wichtiges Thema für jedes KMU ist Datensicherheit im eigenen Unternehmen. Bisher musste daher zum Schutz jeglicher Dokumente immer eine Sicherungskopie angefertigt werden. Jedoch können dabei und bei der ordnungsgemäßen Aufbewahrung Fehler unterlaufen, die bei einer Betriebsprüfung zu schwerwiegenden Problemen und Folgen führen können. Mittels einer digitalen Buchhaltung und einer modernen Buchhaltungssoftware, werden die Sicherungskopien automatisch erstellt, wodurch sich das Risiko von Fehlern um ein Vielfaches reduziert. Außerdem hat man mit einer entsprechenden Berechtigung nun jederzeit und von überall aus Zugriff auf sämtliche Dokumente, Daten und Belege, wodurch man stets alles im Überblick behält.
Fazit zur Digitalisierung der Buchhaltung in KMUs
Heutzutage müssen sich Unternehmen kontinuierlich an den digitalen Wandel anpassen. Dies ist zwar in der Regel mit viel Aufwand und Umstellungen verbunden, jedoch profitiert ein KMU längerfristig auf jeden Fall davon. So ist es auch bezüglich der Digitalisierung der Buchhaltung, welche sich immer mehr etabliert und zum Standard entwickelt. Denn nicht nur spart man sich dadurch viel Platz und Stauraum, da die Dokumente nicht mehr abgelegt und in Ordner untergebracht werden müssen, sondern man kann zugleich die Aufbewahrungs- und Personalkosten reduzieren. Zudem wird man als KMU wesentlich nachhaltiger, weil nur noch papierlos gearbeitet und somit etwas Gutes für die Umwelt getan wird. Zu guter Letzt vermindert sich das menschliche Fehlerrisiko bei der Führung einer ordnungsgemäßen Buchhaltung, da Prozesse automatisiert werden können und sich alle Belege leichter auffinden lassen. Dadurch ist man besser auf eine Betriebsprüfung vorbereitet und muss sich als KMU keine Sorgen mehr bezüglich Datensicherheit machen, da ebenso automatisch Sicherungskopien erstellt werden.
Dominik Larcher
